A propos
Gestion administrative extetrnalisée, depuis 2017
The Clever Desk
The Clever Desk est une structure d’assistance administrative indépendante active à Genève et en Suisse romande depuis 2017. Nous accompagnons les PME, entrepreneurs et indépendants dans la gestion de leurs tâches administratives, financières et organisationnelles, de manière ponctuelle ou récurrente.
- Notre mission : vous faire gagner du temps et de la sérénité en vous permettant de vous concentrer sur le développement de votre activité.
- Notre approche se distingue par une réelle proximité, une grande fiabilité et un haut niveau d’exigence. Contrairement aux solutions d’assistanat délocalisées ou impersonnelles, nous mettons un point d’honneur à offrir un service humain, flexible et adapté aux réalités des entreprises locales.
- Nous intervenons sur des missions variées : gestion de la facturation, organisation de rdv, rédaction de documents, coordination de projets ou accompagnement dans les démarches administratives et fiscales. Notre objectif est simple : vous soutenir efficacement, dans la discrétion et avec rigueur.
la fondatrice
NGane Grandjean
Forte d’un parcours international entre le Canada et la Suisse, elle allie une solide expertise en gestion d’entreprise à des compétences confirmées en fiscalité, finance et relations clients.
Formée à l’administration des affaires, elle a occupé plusieurs postes à responsabilité dans des structures financières et fiscales, où elle a affiné son sens du service et sa rigueur professionnelle. Son approche anglo-saxonne du travail valorise les compétences concrètes, l’adaptabilité et l’efficacité — des valeurs qu’elle transmet aujourd’hui à travers The Clever Desk.
Discrète, organisée et à l’écoute, elle met un point d’honneur à construire des relations de confiance durables avec ses clients.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle ?
Une Assistante Virtuelle (AV) est un entrepreneur indépendant qui fournit des services de secrétariat et de soutien administratif ou des services spécialisés aux sociétés, aux entreprises et aux indépendants par Internet, fax ou téléphone.
Où êtes-vous basés ?
Je vis et travaille à Genève (Suisse). Je suis également bilingue Français-Anglais, et ayant vécu en Europe et en Amérique du Nord, je suis familière avec les deux méthodes de travail.
Effectuez-vous des consultations en personne ?
Même si je fourni mes services virtuellement, pour les clients localisés à Genève et ses environs (Canton de Vaud et France voisine inclus), je peux, s’ils le souhaitent, effectuer des consultations en personne.
Comment puis-je communiquer avec vous ?
J’utilise différentes méthodes pour communiquer avec mes clients, incluant Hangouts, Skype, téléphone, email, réseaux sociaux, et logiciels de gestion de projets. Lorsque nous commençerons à travailler ensemble, nous discuterons de quelle(s) méthode(s) vous préférez, et établirons une procédure.
Comment puis-je vous assigner des tâches/projets ?
Afin d’éviter tout malentendu et erreurs, toute tâche ou projet doit être soumis par écrit par email ou via le portail de gestion de projet.
Quelles formes de paiement acceptez-vous ?
Je vous enverrai des factures selon notre accord et vous aurez l’option de payer par virement bancaire ou PayPal.
Puis-je reporter les heures non utilisées pour le mois suivant ?
Pour des raisons d’organisation optimales, ayant un certain nombre d’heures allouées à chaque client chaque mois, je ne peux malheureusement pas reporter les heures non utilisées au mois suivant (excepté circonstances exceptionnelles). C’est pour cela que je vous encourage à sélectionner un plan (ou en demander un persoonalisé) qui convient à vos besoin.
Quelle est votre politique d’annulation ?
PLANS MENSUELS: Pour les plans mensuels, il y a un engagement minimum de 3 mois. Passé cette période, vous pouvez annuler votre plan avec un (1) mois de préavis, et l’annulation sera effective à la fin du mois suivant. (ex.: Si vous annulez votre plan le 31 mars, ce sera effectif le 30 avril) TAUX HORAIRE: Les heures étant payées en avance, vous pouvez annuler à n’importe quel moment. Veuillez noter que les heures facturées ne seront pas remboursées, même si non utilisées. Toutes les demandes d’annulation doivent être soumises par email à hello@ng-desk.com
Comment puis-je connaître mon solde d’heures ?
Je documente tout le travail que j’effectue pour vous, et je vous enverrai un rapport détaillé à la fin de chaque mois. Lorsque vous avez utilisé quasiment toutes vos heures, je vous en informerai, et vous pourrez décider si vous souhaitez rajouter quelques heures pour le reste du mois. Bien sûr, vous pouvez me demander votre solde à tout moment.
Quelle monnaie utilisez-vous ?
Etant en Suisse, la monnaie que j’utilise est le Franc suisse (CHF). Cependant, selon notre accord, je peux aussi vous facturer en EUR ou USD. Pour référence, allez sur www.xe.com afin d’obtenir une idée de mes tarifs dans votre monnaie.