Vous devez voyager pour assister à une conférence ou un séminaire. Ce voyage se prépare donc et implique beaucoup de tâches à effectuer pour le préparer au mieux.
Votre emploi du temps est déjà chargé et cela ne va pas arranger les choses. Voici ce qu’une consultante administrative peut faire pour vous décharger :
Organiser le voyage
- Le mode de transport: rechercher et réserver la meilleure option pour vous rendre sur le lieu de l’événement. Avion ou train ? Arriver la veille ou le jour même ? Le plus rapide ? Le moins cher ?
- L’hébergement: rechercher et réserver la meilleure option en prenant en compte différents éléments tels que : le lieu de l’événement et les différents moyens pour s’y rendre, votre budget, si l’offre proposée par les organisateurs vous convient, etc.
Ces tâches prennent beaucoup de temps et doivent souvent être effectuées simultanément, car les options de l’une influencent en général les possibilités de l’autre.
Préparer l’événement
- Préparer et organiser les documents dont vous aurez besoin pendant le séminaire.
- Préparer et finaliser votre présentation
- Envoyer la version finale de votre présentation à l’organisateur à l’avance
- Préparer un itinéraire détaillé de votre séjour contenant des informations telles que: horaires de voyage, lieu d’hébergement, transferts organisés, numéro utiles, agenda de la conférence, agenda des réunions ainsi que les personnes y assistant, etc.
Gérer pendant votre absence
Pendant votre déplacement, votre entreprise ne peut pas s’arrêter de tourner. Votre consultante administrative pourra donc gérer certaines choses jusqu’à votre retour :
- Gérer vos emails, à moins que ce ne soit déjà le cas en temps normal. Elle pourra y faire le tri, répondre à certains, vous informer d’un email nécessitant votre attention immédiate, ou le signaler pour vous puissiez le traiter dès votre retour.
- Gérer la replanification de votre retour, si vous avez un imprévu et devez rentrer plus tôt ou plus tard que prévu, ou que votre vol a été annulé pour X ou Y raison. Selon l’endroit où on se trouve, il peut être compliqué de contacter votre agence de voyage ou compagnie aérienne pour effectuer des changements. Une fois de plus, vous gagnerez en tranquillité d’esprit.
Le fait qu’une consultante administrative se soit occupée d’une ou plusieurs de ces tâches, vous aura permis de :
- Continuer à vous consacrer à votre cœur métier et / ou clients jusqu’à votre départ
- De vous préparer pour votre présentation sans stress
- Passer plus de temps avec votre famille avant votre absence…
Que feriez-vous avec ce temps gagné ?