Qu’est-ce que l’Office Organising ?

Qu’est-ce que l’Office Organising ?

Vous connaissez certainement les “Home Organisers”, métier récemment rendu célèbre, notamment grâce à la japonnaise Mari Kondo et ses méthodes de désencombrement et rangement…

Eh bien l’Office Organising, c’est la même chose mais pour tout ce qui concerne l’environnement de travail. Que ce soit pour avoir un bureau rangé et fonctionnel, un sytème de classement ordonné et facilitant le rangement ou la recherche de documents (physique et/ou digitaux) ou créer un espace de travail à son domicile.

Plus précisément, l’office organising, est un ensemble de techniques visant à désencombrer, ré-agencer et réorganiser l’espace de travail, afin de le rendre plus adéquat et fonctionnel. Cela concerne aussi bien le mobilier que le classement (physique et / ou digital) des documents.

MON ROLE

En tant que consultante, je commence par analyser votre espace de travail et système de classement. J’apprends aussi à connaître votre fonctionnement afin de vous proposer des solutions d’optimisation.

Ces solutions sont adaptées à votre situation et vos propres besoins. Je n’utilise donc pas nécessairement les mêmes processus ou nomenclatures pour tous les clients.

Une fois la mission complète, je vous transmets également des méthodes à introduire dans votre fonctionnement. Cela vous aidera à pérenniser cette nouvelle organisation.

POURQUOI EST-CE NECESSAIRE ?

Travailler dans un environnement rangé et organisé, permet de gagner du temps et assure donc une meilleure productivité.

Si vous pensez qu’il est temps pour vous de mettre de l’ordre dans votre espace de travail, n’hésitez à réserver une session Découverte, gratuite et sans engagement. Cela nous permettra de faire connaissance, de m’exposer votre problématique et voir comment je peux vous aider.

Vous pouvez également en savoir un peu plus sur mes services ici

Session Découverte

Au plaisir de discuter avec vous.

Les bases de l’organisation d’un entrepreneur

Les bases de l’organisation d’un entrepreneur

Être entrepreneur, c’est bien. Comme tout, il y a des avantages (la liberté par exemple), mais il y a aussi des inconvénients. Afin de se faciliter la vie entrepreneuriale au maximum, il est absolument primordial d’être bien organisé. Pour vous aider, je vous ai fait une petite liste, qui sont la base et le strict minimum en organisation, pour ne pas perdre la tête.

Utilisez un agenda

Je vous laisse le choix de la forme (électronique ou papier, voire les 2). Notez-y TOUT, et quand je dis tout, c’est TOUT. Pourquoi ?

  • Cela vous évite de prendre le risque de louper un RDV important ou de prendre 2 RDV au même moment.
  • Cela vous aide à y voir plus clair sur le déroulement de votre journée ou semaine, et vous aide à anticiper.

Ce premier point, rejoint le suivant.

Planifiez vos journées

Chaque soir, ou à la fin de votre journée de travail (même si en tant qu’entrepreneur on ne s’arrête presque jamais de travailler) prenez environ 15 minutes pour planifier votre journée du lendemain.

Comment procéder :

  1. Rédigez une liste des choses que vous devez faire et la durée approximative qu’elles requièrent
  2. Déterminez l’urgence de chacune (doivent-elles absolument être accomplies le lendemain, ou pourraient-elles attendre un jour ou deux)
  3. Regardez les rendez-vous déjà planifiés dans votre agenda et insérez les différentes tâches dans les plages horaires libres en fonction de leur importance et durée
  4. N’oubliez pas de planifier une ou plusieurs plages de temps libre, pour les imprévus. Au pire, une urgence non planifiée ne chamboulera pas tout votre planning. Au mieux, vous pourrez avancer sur autre chose, ou prendre une pause supplémentaire.

Planifiez le traitement de vos emails

Avoir constamment votre boite de réception e-mail ouverte en permanence, est sans doute la première source de distraction. Chaque notification (sonore ou visuelle) nous pousse à aller voir de quoi il s’agit.

Je vous conseille donc de pas laisser votre boite de réception ouverte en permanence. Prévoyez des plages horaires ou des moments pour relever et traiter vos emails. Cela peut-être à heures fixes ou alors entre 2 tâches.

De cette façon, vous éviterez d’interrompre une tâche pour lire un email, que vous voudrez traiter sur le champ, à vous en faire oublier ce que vous étiez en train de faire.

Déléguez

Quand on est entrepreneur, on pense que l’on doit tout faire soi-même (pour diverses raisons). Réellement, c’est une erreur, car cela nous empêche d’avancer autant qu’on le souhaite.

Certaines tâches ne doivent pas nécessairement être faites par vous-même, et peuvent-donc être déléguées.

Si vous n’avez pas d’associé ou employé à qui vous pouvez déléguer, vous pouvez travailler avec une Consultante Administrative (pour en savoir plus sur ce métier et son rôle, vous pouvez lire cet article).

J’écrirai prochainement un article détaillé, sur comment choisir et travailler avec Consultante Administrative, mais dans les grandes lignes :

  • Faire une liste de tout ce que vous faites
  • Divisez tout cela en catégories:
    1. Celles qui doivent absolument être faites par vous
    2. Celles qui peuvent être faites par quelqu’un d’autre

Une question importante à se poser également, est « est-ce que quelqu’un d’autre peut les faire mieux et plus rapidement que moi ? ».

Si vous avez des tâches dans la catégorie 2 et que vous avez répondu oui à la dernière question, il est grand temps de déléguer.

Ceci est donc la première étape vers la délégation. Le temps que vous gagnerez, sera plus que précieux, puisqu’il vous permettra de consacrer plus de temps à vos clients, à votre cœur de métier / expertise, à votre famille… mais surtout votre investissement sera vite rentabilisé.

Vous l’aurez compris, le mot-clé de l’organisation, est la planification.

Si vous avez d’autres astuces à partager, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires.

Consultante Administrative: mais qu’est-ce donc?

Consultante Administrative: mais qu’est-ce donc?

Dans ce premier article, je vais vous expliquer en quoi consiste mon métier, car souvent quand je dis que je suis Consultante Administrative, les gens bloquent un moment avant de me demander « mais ça consiste en quoi ? »

Avant d’aller plus loin, je tiens à apporter 2 petites précisions : (suite…)